Vaga de Assistente istrativo

Funções istrativas específicas para apoiar a execução e o controle das obras. Aqui estão algumas das principais atividades que um assistente istrativo de obras pode desempenhar: Gestão de Documentação istrativa da Obra: Organizar e arquivar documentos relacionados à obra, como contratos, plantas, relatórios e comunicados. Acompanhar e controlar a documentação fiscal e istrativa da obra, garantindo que todos os processos estejam em conformidade. Recebimento e Conferência de Notas Fiscais: Receber e conferir as notas fiscais de fornecedores e prestadores de serviço, garantindo que os valores, itens e condições estejam corretos e compatíveis com o contratado. Enviar as notas fiscais para o setor financeiro para pagamento. Controle de Estoque e Material: Auxiliar na organização e controle de materiais e suprimentos necessários para a obra. Realizar pedidos de materiais e acompanhar o recebimento e a distribuição na obra. Reserva de Hotéis e Logística de Viagens: Organizar a reserva de hotéis e agens para equipes que necessitam viajar para a obra. Coordenar a logística de transporte e alimentação, se necessário, para a equipe da obra. Utilização do Sistema TOTVS (ou outros sistemas de gestão): Operar o sistema TOTVS para realizar cadastros de fornecedores, controle de estoque, acompanhamento financeiro e registro de documentos fiscais. Inserir dados no sistema, como informações de compras, pagamentos, fornecedores e cronograma de execução de obras. Apoio à Coordenação da Obra: Auxiliar a coordenação e a gerência da obra em tarefas istrativas e operacionais, como controle de prazos e orçamento. Preparar relatórios periódicos para acompanhamento do andamento da obra, com informações sobre o progresso, despesas e problemas encontrados. Atendimento ao Cliente e Fornecedores: Servir como ponto de contato entre a equipe istrativa da obra, fornecedores e clientes. Auxiliar na negociação com fornecedores, incluindo prazos, preços e condições de pagamento. Controle de Ponto e Folha de Pagamento: Auxiliar no controle de ponto dos colaboradores da obra, garantindo o correto registro das horas trabalhadas. Formação Acadêmica: Ensino Médio Completo (mínimo). Experiência: Experiência prévia em funções istrativas, preferencialmente em obra ou construção civil. Vivência com rotinas istrativas, como controle de documentos, recebimento de notas fiscais, e controle de estoque. Conhecimento em Informática: Conhecimento intermediário a avançado em ferramentas de Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint). Familiaridade com sistemas de gestão empresarial, como o TOTVS, ou outros sistemas ERP (Enterprise Resource Planning). Organização e Atenção aos Detalhes: Capacidade de organizar e manter controle sobre documentos, prazos e informações de forma eficiente. Atenção aos detalhes para garantir que todas as informações estejam corretas e dentro dos padrões. Comunicação e Relacionamento Interpessoal: Boa comunicação verbal e escrita para interagir com a equipe da obra, fornecedores e clientes. Facilidade para trabalhar em equipe e colaborar com diferentes áreas. Conhecimento em Processos Fiscais e Contábeis: Noções básicas de controle de notas fiscais, fiscalização de processos de compra e gestão de despesas.